W ZAKŁADZIE POPRAWCZYM I SCHRONISKU DLA NIELETNICH W RACIBORZU
Nabór pracowników stanowi istotny obszar strategicznego zarządzania kadrami. Proces ten ma charakter otwarty oraz konkurencyjny. Organizowany jest w oparciu o przejrzyste kryteria, gwarantuje równy dostęp do miejsc pracy dla wszystkich kandydatów spełniających wymagania, warunkujące możliwość ubiegania się o zatrudnienie w Placówce. Celem instrukcji jest usystematyzowanie i ujednolicenie zasad naboru pracowników do pracy w Placówce oraz zapewnienie zatrudniania pracowników zgodnie z przepisami .
Ustalone w instrukcji zasady postępowania zapewniają wybór najlepszego kandydata oraz mają na celu uniemożliwienie zatrudnienia osoby nieodpowiedniej.
Niniejsza instrukcja obowiązuje osoby biorące udział w procesie rekrutacji, w związku z ogłoszeniem o wolnym stanowisku pracy.
Instrukcja określa sposób realizacji makroprocesu ZL – zarządzanie zasobami ludzkimi, a w szczególności opisuje właściwą rekrutację i wybór najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy w Placówce.
1) planuje zatrudnienie i podejmuje decyzje o rozpoczęciu rekrutacji;
2) sprawuje ogólny nadzór nad organizacją naboru kandydatów do pracy w Placówce;
3) upowszechnia informacje o wolnych stanowiskach pracy w Placówce;
4) podejmuje decyzje o ogłoszeniu naboru na wolne stanowisko pracy i zatrudnieniu kandydata.
1) prowadzi prace związane z przeprowadzeniem naboru na wolne stanowisko pracy;
2) dokonuje analizy złożonych ofert pod względem zgodności z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu o wolnym stanowisku pracy;
3) typuje kandydatów do rekrutacji (rozmowa kwalifikacyjna, test kwalifikacyjny);
4) wyznacza termin postępowania rekrutacyjnego;
5) przeprowadza postępowanie rekrutacyjne;
6) przygotowuje dokumentację z pracy Komisji rekrutacyjnej;
7) przedstawia Dyrektorowi propozycję kandydata lub kandydatów do przyjęcia na wolne stanowisko pracy.
1) Podstawowymi zdarzeniami w zakresie kształtowania zatrudnienia w Placówce są:
a) planowane zmiany w strukturze organizacyjnej i związane z tym tworzenie nowych miejsc pracy,
b) planowane fluktuacje (przejście na emeryturę, rentę, odejście z pracy),
c) inne okoliczności powodujące konieczność zatrudnienia;
2) Dyrektor, podejmuje decyzje o rozpoczęciu naboru kandydatów do pracy na wniosek przygotowany przez kierującego komórką organizacyjną (zgodnie z opisem danego stanowiska), w którym powstał wakat, w pozostałych przypadkach wniosek zawierający potwierdzenia wakatu przygotowuje pracownik działu kadr, określając:
a) stanowisko pracy, na które prowadzony jest nabór,
b) liczbę osób lub wymiar etatu,
c) niezbędne wykształcenie, w tym preferowane kierunki,
d) wymagania związane ze stanowiskiem pracy, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,
e) zakres zadań wykonywanych na stanowisku,
f) wymagane dokumenty,
g) termin, sposób i miejsce składania dokumentów.
3) Przy naborach zewnętrznych dyrektor, upowszechniając informacje o wolnych stanowiskach pracy, wskazuje stanowiska, o które, poza obywatelami polskimi, mogą ubiegać się obywatele Unii Europejskiej oraz obywatele innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
4) W oparciu o ww. informacje, pracownik działu kadr opracowuje projekt ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy, zwanego dalej „ogłoszeniem”. Ogłoszenie powinno być sporządzone na podstawie opisu stanowiska pracy i zawierać w szczególności:
a) nazwę i adres placówki,
b) określenie stanowiska pracy,
c) wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodne z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,
d) zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy,
e) informację o warunkach pracy na danym stanowisku pracy,
f) wskazanie wymaganych dokumentów,
g) termin i miejsce składania dokumentów.
5) Przy naborach zewnętrznych, ogłoszenie, po zaakceptowaniu przez Dyrektora::
a) podlega zamieszczeniu w Biuletynie,
b) w dniu opublikowania ogłoszenia w Biuletynie, pracownik kadr zamieszcza je:
- na tablicy ogłoszeń placówki;
- na stronie www placówki;
Termin składania dokumentów przez kandydatów, wyznaczony w ogłoszeniu, nie może być krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej – 5 dni licząc od dnia opublikowania ogłoszenia o naborze w Biuletynie;
6) Przy naborach wewnętrznych ogłoszenie po zaakceptowaniu przez Dyrektora:
a) zamieszczone zostaje na tablicy ogłoszeń placówki,
b) w razie potrzeby - opublikowanie na stronie internetowej Placówki lub rozesłane pocztą wewnętrzną.
1) Dyrektor powołuje Komisję rekrutacyjną. Skład osobowy Komisji wyznacza Dyrektor w formie decyzji.
2) Postępowanie rekrutacyjne przeprowadza Komisja rekrutacyjna na okoliczność każdego naboru;
3) W skład Komisji Rekrutacyjnej wchodzą:
a) przy naborach zewnętrznych:
- Dyrektor jako Przewodniczący Komisji,
- kierownik działu, do którego prowadzony jest nabór,
- inne osoby, powołane przez Dyrektora, jako członkowie,
- Sekretarz – pracownik działu kadr;
b) przy naborach wewnętrznych:
- Przewodniczący Komisji;
- osoby powołane przez Dyrektora jako członkowie Komisji rekrutacyjnej:
- Sekretarz – pracownik działu kadr;
4) Posiedzenia Komisji rekrutacyjnej zwołuje Przewodniczący. Pierwsze posiedzenie powinno się odbyć w pierwszym tygodniu po upływie terminu składania ofert;
5) Komisja rekrutacyjna podejmuje działania w składzie minimum trzech osób;
6) Prace Komisji rekrutacyjnej dokumentuje się protokołami sporządzonymi z każdego posiedzenia. Sekretarz odpowiada za sporządzenie protokołu z prac Komisji rekrutacyjnej, prowadzi bieżącą dokumentację z działalności Komisji rekrutacyjnej, zajmuje się organizacją pracy Komisji rekrutacyjnej oraz archiwizuje dokumentację po zakończeniu prac;
7) Po otrzymaniu ofert wraz z ewidencją, członkowie Komisji rekrutacyjnej są zobowiązani do poinformowania Dyrektora o zaistnieniu przesłanek do wyłączenia ich z prac Komisji rekrutacyjnej. Członkowie Komisji rekrutacyjnej oraz jej Przewodniczący podlegają wyłączeniu w sytuacji, kiedy kandydatem jest małżonek, rodzeństwo, wstępny, zstępny, powinowaty pierwszego stopnia, osoba związana z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, osoba, z którą łączą ją stosunki majątkowe (w szczególności: współwłasności nieruchomości lub rzeczy ruchomych, umowa najmu, dzierżawy, umowa pożyczki lub poręczenia). W przypadku zaistnienia takiej sytuacji Dyrektor wyznacza w drodze decyzji do składu Komisji rekrutacyjnej innego pracownika.
1) Postępowanie rekrutacyjne rozpoczyna się z chwilą otrzymania przez Przewodniczącego Komisji rekrutacyjnej ofert kandydatów od pracownika działu kadr;
2) Komisja rekrutacyjna sprawdza stan kompletności i zgodności liczby przekazanych ofert z liczbą ofert wykazaną w ewidencji;
3) W przypadku stwierdzenia niezgodności liczby ofert wynikających z ewidencji, z liczbą ofert przekazaną przez pracownika działu kadr, Komisja rekrutacyjna zwraca całość dokumentacji temu pracownikowi w celu wyjaśnienia rozbieżności i doprowadzenie do zgodności;
4) Postępowanie rekrutacyjne składa się z następujących etapów:
a) kontrola pod względem formalnym złożonych ofert,
b) ocena ofert pod względem merytorycznym,
c) sprawdzenie wiedzy kandydatów,
d) rozmowa kwalifikacyjna;
5) Kontrola formalna złożonych ofert polega na sprawdzeniu przez pracownika działu kadr, czy kandydat spełnia wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze, a w szczególności:
a) dane dotyczące stanowiska pracy, którego dotyczy oferta,
b) termin i miejsce składania dokumentów,
c) kompletności i zgodności rodzaju, liczby i formy załączonych dokumentów z wymaganiami określonymi w ogłoszeniu o naborze;
6) Komisja rekrutacyjna ocenia oferty pod względem merytorycznym, tj. zgodności rodzaju posiadanego przez kandydata wykształcenia z określonym w ogłoszeniu o naborze;
7) Oferty, które nie spełniają wymagań formalnych są odrzucane. Oferty, które spełniają wymagania formalne są poddawane analizie i ocenie merytorycznej;
8) Po sprawdzeniu ofert pod względem spełnienia przez kandydatów wymagań formalnych i merytorycznych, Komisja rekrutacyjna sporządza protokół oraz listę kandydatów spełniających te wymagania, stanowiącą załącznik do protokołu;
9) Sekretarz Komisji rekrutacyjnej przedstawia Dyrektorowi listę kandydatów spełniających wymagania formalne i merytoryczne, wynikające z ogłoszenia o naborze, zawierającą imię, nazwisko i miejsce zamieszkania kandydata na formularzu, który stanowi załącznik do protokołu weryfikacyjnego;
10) Lista kandydatów spełniających wymagania formalne i merytoryczne stanowi informację publiczną;
11) W przypadkach uzasadnionych, rodzajem stanowiska pracy, na które przeprowadzany jest nabór do placówki, Dyrektor ma prawo zlecić, poza rozmową kwalifikacyjną, dodatkowy inny sprawdzian kwalifikacji kandydata, bądź zlecić jedynie przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej;
12) Testy mogą mieć formę papierową lub elektroniczną w postaci:
a) testu jednokrotnego wyboru,
b) pytań otwartych,
c) testu jednokrotnego wyboru i pytań otwartych,
d) mogą mieć formę pracy pisemnej, a w szczególności zawierać zadanie do rozwiązania np. opracowanie projektu decyzji lub postanowienia, wypełnienie formularza w oparciu o dane wynikające z treści zadania;
13) Zakres tematyczny testów sprawdzających wiedzę powinien być dostosowany do opisu stanowiska pracy na które prowadzony jest nabór;
19) W postępowaniu rekrutacyjnym kandydaci podlegają ocenie. Łączną ocenę kandydata stanowi suma punktów z poszczególnych etapów postępowania rekrutacyjnego i maksymalnie może wynosić 100%;
20) Za ukończenie postępowania rekrutacyjnego z wynikiem pozytywnym uważa się osiągnięcie minimum 60% liczby punktów z ogólnej liczby możliwych do uzyskania z każdej części;
21) Kandydatów, którzy uzyskali co najmniej 60% punktów możliwych do uzyskania z testu wiedzy, Przewodniczący Komisji rekrutacyjnej zaprasza na rozmowę kwalifikacyjną, której celem jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem i weryfikacja informacji zawartych w ofercie;
22) Rozmowa kwalifikacyjna pozwoli również zbadać:
a) predyspozycje i umiejętności kandydata gwarantujące prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków,
b) posiadaną wiedzę ogólną oraz wiedzę merytoryczną,
c) posiadaną wiedzę kandydata na temat zadań i organizacji Placówki,
d) obowiązki i zakres odpowiedzialności na stanowiskach zajmowanych poprzednio przez kandydata,
e) cele zawodowe kandydata;
23) Rozmowę kwalifikacyjną przeprowadza Komisja rekrutacyjna według wcześniej ustalonych i zatwierdzonych kryteriów oceny;
24) Każdy członek Komisji rekrutacyjnej indywidualnie dokonuje oceny kandydata w następujących obszarach:
a) dotychczasowy przebieg pracy zawodowej (doświadczenie zawodowe),
b) motywacja do podjęcia pracy w Placówce,
c) komunikatywność (nawiązanie i podtrzymanie kontaktu),
d) poprawność formułowania myśli,
e) odporność na stres,
f) autoprezentacja (wizerunek, ogólne wrażenie),
g) inny obszar oceny istotny z punktu widzenia danego stanowiska;
21) Ocena dokonywana jest według następującej skali ocen:
a) spełnia wymagania w stopniu niedostatecznym — 1
b) spełnia wymagania w stopniu miernym — 2
c) spełnia wymagania w stopniu dostatecznym — 3
d) spełnia wymagania w stopniu dobrym — 4
e) spełnia wymagania w stopniu bardzo dobrym — 5
22) Sekretarz Komisji rekrutacyjnej przenosi na zbiorczy arkusz oceny kandydatów liczbę punktów przyznanych przez członków Komisji rekrutacyjnej danemu kandydatowi za poszczególne obszary oceny. Arkusz ten musi być podpisany przez Przewodniczącego i wszystkich członków Komisji rekrutacyjnej;
23) Na zakończenie rozmów kwalifikacyjnych Komisja rekrutacyjna podsumowuje wyniki osiągnięte przez poszczególnych kandydatów oraz tworzy ich listę rankingową;
24) W przypadku uzyskania przez dwóch lub więcej kandydatów równej liczby punktów o wskazaniu do zatrudnienia decyduje Komisja rekrutacyjna, biorąc pod uwagę wszystkie uzyskane punkty i zaprezentowane przez kandydata umiejętności. Uzasadnienie wyboru musi być odnotowane w protokole z posiedzenia Komisji rekrutacyjnej;
25) Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska wymaganego minimum, tj. 60% możliwych do uzyskania punktów, Dyrektor ma prawo:
a) obniżyć dolną granicę wymaganej liczby punktów,
b) zakończyć postępowanie rekrutacyjne bez dokonania wyboru kandydata;
26) Komisja rekrutacyjna kończy postępowanie rekrutacyjne, wyłania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne, których przedstawia Dyrektorowi celem zatrudnienia wybranego kandydata.
27) Ostatecznego wyboru kandydata dokonuje Dyrektor.
28) Z przeprowadzonego naboru sporządzony zostaje protokół, który musi być podpisany przez Przewodniczącego i wszystkich członków Komisji rekrutacyjnej biorących udział w naborze oraz zatwierdzony przez Dyrektora;
29) Niezwłocznie po przeprowadzonym naborze, Dyrektor upowszechnia informację o wyniku naboru przez umieszczenie jej w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Placówki, na stronie BIP oraz stronie www placówki;
30) Protokół z przeprowadzonego naboru oraz dokumenty aplikacyjne wyłonionego kandydata są podstawą do zatrudnienia kandydata;
31) Dokumenty złożone przez kandydatów, którzy nie zostali zakwalifikowani lub wybrani podlegają zniszczeniu po upływie 3 miesięcznego terminu, jeżeli w tym okresie nie zostaną odebrane przez osoby, które je złożyły. Z czynności zniszczenia dokumentów sporządza się protokół zniszczenia;
32) Dyrektor może w ramach tego samego naboru zatrudnić kolejną osobę, spośród najlepszych kandydatów, wymienionych w protokole z tego naboru, jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru ustał w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy;
33) Postępowanie rekrutacyjne prowadzone przez Komisję rekrutacyjną powinno zakończyć się w terminie 14 dni od dnia jego rozpoczęcia;
34) Po zakończeniu prac związanych z naborem, tj. przedstawieniu protokołu z naboru Dyrektorowi, podjęciu decyzji o zatrudnieniu kandydata i zawarciu z nim umowy o pracę oraz przeprowadzeniu likwidacji (zniszczenia) ofert złożonych w postępowaniu rekrutacyjnym, Komisja rekrutacyjna kończy swą pracę.
1) Postępowanie rekrutacyjne składa się z następujących etapów:
a) kontroli pod względem formalnym złożonych ofert,
b) rozmowy kwalifikacyjnej;
2) Kontrola formalna złożonych ofert polega na sprawdzeniu przez pracownika działu kadr, czy kandydat spełnia wymagania formalne, określone w ogłoszeniu o naborze;
3) Oferty, które nie spełniają wymagań formalnych nie uczestniczą w procesie rekrutacji i podlegają zniszczeniu przez Komisję rekrutacyjną w ciągu 3 miesięcy od dnia zakończenia postępowania rekrutacyjnego, jeżeli w tym okresie nie zostaną odebrane przez osoby, które je złożyły. Ze zniszczenia w/w ofert sporządza się protokół na formularzu;
4) Po sprawdzeniu ofert pod względem spełnienia przez kandydatów wymagań formalnych pracownik działu kadr sporządza listę kandydatów spełniających te wymagania na formularzu.
5) Podczas rozmowy kwalifikacyjnej oceniane jest doświadczenie zawodowe kandydata oraz inne umiejętności przydatne do wykonywania zadań na danym stanowisku.
Maksymalna liczba punktów, które można uzyskać w wyniku przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej wynosi 20.
Punktowy system oceny rozmowy kwalifikacyjnej dotyczyć może np.:
a) doświadczenia zawodowego i wiedzy merytorycznej do 5 punktów,
b) umiejętności skutecznego komunikowania się (formułowanie jasnych i zrozumiałych wypowiedzi, przedstawienie swojego punktu widzenia w sposób przekonywujący) do 5 punktów,
c) dążenia do osiągania rezultatów ( wyznaczanie i osiąganie celów osobistych i grupowych, walka z trudnościami i problemami), elastyczność, otwartość na nowe doświadczenia) do 5 punktów,
d) umiejętność współpracy (budowanie pozytywnych relacji z innymi) do 5 punktów;
6) Przed każdym postępowaniem Przewodniczący Komisji wybiera kryteria oceny oraz odpowiadającą im maksymalną liczbę punktów, które można uzyskać w przypadku ich spełnienia;
7) Członkowie Komisji rekrutacyjnej przyznają punkty stanowiące ocenę rozmowy;
8) Po przeprowadzeniu naboru sporządzony zostaje protokół;
9) Protokół z przeprowadzonego naboru musi być podpisany przez Przewodniczącego i wszystkich członków Komisji rekrutacyjnej biorących udział w naborze;
10) W toku naboru, Komisja rekrutacyjna wyłania najlepszego kandydata spełniającego wymagania niezbędne oraz w największym stopniu wymagania dodatkowe, którego przedstawia Dyrektorowi
11) Dyrektor, przed podjęciem decyzji o wyborze pracownika, może przeprowadzić rozmowę z kandydatem wskazanym przez Komisję lub innymi osobami biorącymi udział w naborze;
12) Dokument złożone przez kandydatów, którzy nie zostali wybrani przechowuje się przez okres 3 miesięcy od dnia zakończenia postępowania rekrutacyjnego, a jeżeli w tym okresie nie zostaną odebrane przez osoby, które je złożyły, podlegają zniszczeniu – przez Komisję rekrutacyjną. Z dokonania powyższych czynności zostaje sporządzony protokół zniszczenia na formularzu.
Kandydatów, którzy brali udział w rozmowie kwalifikacyjnej, pracownik działu kadr, działając z upoważnienia Dyrektora, telefonicznie lub listownie informuje o wynikach postępowania rekrutacyjnego.
1) Ostatnim etapem procesu rekrutacji jest potwierdzenie oferty i przygotowanie umowy o pracę;
2) Pracownik działu kadr odpowiada za przygotowanie poprawnych merytorycznie dokumentów niezbędnych do prawidłowego nawiązania stosunku pracy;
3) Stosunek pracy pracownika nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony;
4) W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę, umowę o pracę zawiera się na czas określony, nie dłuższy niż 12 miesięcy z możliwością wcześniejszego rozwiązania za dwutygodniowym wypowiedzeniem;
5) Dokumenty aplikacyjne kandydata, który został wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną włączone do jego akt osobowych;
6) W przypadku wyłonienia kandydata na wolne stanowisko pracy w drodze rekrutacji wewnętrznej, następuję przeniesienie służbowe.